Pour qui ? Vous héritez d’un fonds documentaire volumineux et désordonné, ou vous préparez une refonte ou une migration. Durée : environ deux heures et demie de lecture.
Étape 1 — Diagnostiquer
- Auditer un fonds documentaire — inventaire, usages, échantillonnage.
- Ce que révèlent les recherches sans résultat — ce qui manque, du point de vue des utilisateurs.
Étape 2 — Concevoir la structure
- Construire une taxonomie en 6 étapes — le vocabulaire de classement.
- Facettes ou hiérarchie : choisir son modèle — l’architecture de classification.
- Métadonnées : le minimum vital — décrire chaque contenu.
- Conventions de nommage : bien nommer les choses — titres et fichiers lisibles.
Étape 3 — Faire tenir dans la durée
- Le cycle de vie d'un contenu, de la création à l'archivage — revues et statuts.
- Rétention et obsolescence : savoir supprimer — garder seulement ce qui doit l’être.
Et ensuite ?
- Si un changement d’outil est prévu : Migrer une base de connaissances sans tout casser.
- Pour clarifier les rôles : Le RACI de la connaissance : qui fait quoi.