En bref — Quand tout le monde est responsable d’un contenu, personne ne l’est. Une matrice RACI permet de rendre explicites des rôles qui, sinon, restent flous jusqu’au premier problème.
Le RACI en rappel
La matrice RACI attribue, pour chaque activité, quatre niveaux d’implication :
- R — Réalise (Responsible) : fait le travail.
- A — Approuve (Accountable) : rend des comptes et tranche. Une seule personne par activité.
- C — Consulté : donne son avis avant la décision.
- I — Informé : est tenu au courant après coup.
Appliquée au KM, elle permet de clarifier qui crée, valide, maintient et retire les contenus.
Les rôles types d’une base de connaissances
Le sponsor. Porte la démarche au niveau de la direction, arbitre les moyens.
Le knowledge manager (ou responsable de la base). Garantit la cohérence d’ensemble : structure, règles, outils, indicateurs.
Le propriétaire d’espace. Responsable d’un espace ou d’un thème. Il veille à ce que les contenus soient à jour et pertinents.
Le référent métier. Expert d’un domaine, il valide l’exactitude des contenus qui le concernent.
Le contributeur. Rédige et met à jour des contenus.
Le lecteur. Consulte, et signale les erreurs ou les manques.
Un exemple de matrice
| Activité | Sponsor | Knowledge manager | Propriétaire d’espace | Référent métier | Contributeur |
|---|---|---|---|---|---|
| Définir les règles de la base | A | R | C | C | I |
| Créer un contenu | — | I | A | C | R |
| Valider un contenu de référence | — | I | A | R | C |
| Revoir un contenu à échéance | — | I | A | C | R |
| Archiver un contenu | — | C | A | C | R |
| Faire évoluer la taxonomie | I | A | C | C | I |
Cette matrice est un point de départ : adaptez-la à votre organisation et à la criticité des contenus.
Les pièges à éviter
Le propriétaire collectif. « L’équipe RH » n’est pas un propriétaire. Il faut un nom.
Le propriétaire fantôme. La personne nommée a changé de poste il y a un an. Prévoyez une revue des rôles lors des mouvements internes — idéalement déclenchée par les départs et mobilités.
Le A partout. Si le knowledge manager approuve tout, il devient un goulot d’étranglement. Décentralisez la responsabilité des contenus vers les propriétaires d’espaces, et gardez la responsabilité des règles au centre.
Le rôle sans temps. Être propriétaire d’espace prend du temps. Si ce temps n’est pas reconnu, le rôle reste théorique.
En pratique
Publiez la matrice sur une page accessible, et affichez sur chaque espace le nom de son propriétaire et de son référent. Cette visibilité, à elle seule, augmente la responsabilisation et facilite les signalements.
À retenir
- Un seul « A » par activité, toujours une personne nommée.
- Décentraliser les contenus, centraliser les règles.
- Un rôle sans temps alloué est un rôle fictif.