En bref — L’intranet communique, le wiki documente, la base documentaire conserve. La plupart des organisations ont besoin des trois, à condition de savoir ce qui va où.
L’intranet : communiquer et orienter
L’intranet est le portail de l’organisation. Sa vocation première est la communication : actualités, informations institutionnelles, accès aux services et aux outils.
Il convient pour : les actualités, les informations de référence peu nombreuses et très consultées, les points d’entrée vers les autres espaces.
Il convient moins pour : la documentation abondante, détaillée et fréquemment mise à jour.
Logique : éditoriale. Peu de contributeurs, beaucoup de lecteurs.
Le wiki : documenter et relier
Le wiki est un ensemble de pages reliées entre elles, que de nombreux contributeurs peuvent créer et modifier facilement.
Il convient pour : la documentation technique, les méthodes, les guides, les bases de questions-réponses, tout ce qui évolue souvent et gagne à être relié.
Il convient moins pour : les documents formels, signés ou soumis à une validation stricte.
Logique : collaborative. Beaucoup de contributeurs, une structure par liens. Sa force — la facilité de contribution — est aussi son risque : sans gouvernance, il se désorganise.
La base documentaire : conserver et tracer
La base documentaire (ou GED, gestion électronique des documents) gère des fichiers : contrats, rapports, spécifications, comptes rendus, documents officiels.
Elle convient pour : les documents qui ont une existence propre, une version validée, une valeur de preuve ou une durée de conservation.
Elle convient moins pour : la connaissance qui doit être lue rapidement, reliée, mise à jour en continu.
Logique : archivistique. Versions, droits, métadonnées, cycle-de-vie.
Tableau de synthèse
| Besoin | Intranet | Wiki | Base documentaire |
|---|---|---|---|
| Annoncer, informer | ●●● | ● | — |
| Documenter une méthode | ● | ●●● | ●● |
| Conserver un document validé | — | ● | ●●● |
| Relier des contenus | ● | ●●● | ● |
| Contribuer rapidement | ● | ●●● | ●● |
| Tracer les versions | ● | ●● | ●●● |
Faire cohabiter les trois
Le problème n’est pas d’avoir trois formats, c’est de ne pas savoir ce qui va où. Quelques règles simples :
- une règle de destination : chaque type de contenu a un emplacement de référence ;
- pas de doublons : un contenu existe à un seul endroit, les autres espaces y renvoient par un lien ;
- l’intranet comme porte d’entrée vers le wiki et la base documentaire ;
- une recherche unifiée qui couvre les trois, quand c’est possible ;
- un vocabulaire commun : les mêmes thèmes et types de contenu partout.
En pratique
Construisez une matrice simple : en lignes, vos dix types de contenus les plus fréquents ; en colonnes, vos espaces. Cochez l’emplacement de référence de chacun. Publiez-la. Cette « carte de destination » évite un nombre considérable de doublons.
À retenir
- Intranet = communiquer ; wiki = documenter ; base documentaire = conserver.
- Un contenu, un emplacement de référence.
- Un vocabulaire commun à tous les espaces.