En bref — SharePoint Online n’est pas un outil de KM clé en main, mais c’est une plateforme très capable pour qui sait la structurer. Son principal atout : il est déjà là, intégré à l’environnement de travail.
Les forces
L’intégration à Microsoft 365. Les contenus sont accessibles depuis Teams, Outlook, la recherche Microsoft et les assistants IA de la suite. Pour les utilisateurs, la connaissance est disponible là où ils travaillent déjà.
La gestion fine des droits. Sites, bibliothèques, dossiers, fichiers : les permissions se gèrent à tous les niveaux. C’est une force, à condition de rester discipliné (voir Copilot sur SharePoint).
Les métadonnées et le magasin de termes. SharePoint permet de définir des colonnes de métadonnées et de gérer des vocabulaires contrôlés centralisés dans le magasin de termes (Term Store). C’est la brique la plus sous-exploitée — et la plus utile pour le KM.
Les types de contenu. Ils permettent de définir des modèles réutilisables : une « Procédure » porte toujours les mêmes métadonnées, quel que soit le site.
L’automatisation. Avec les flux d’automatisation de la suite, on peut mettre en place des relances de revue, des circuits de validation ou des notifications sans développement lourd.
Les limites
La structuration n’est pas imposée. SharePoint laisse beaucoup de liberté. Sans règles, chaque équipe crée ses sites, ses bibliothèques et ses dossiers à sa façon, et l’ensemble devient vite illisible.
La prolifération des sites. Chaque équipe Teams crée un site SharePoint. Sans gouvernance, le nombre de sites explose, avec son lot de sites orphelins.
Une expérience de contribution parfois lourde. Renseigner des métadonnées demande un effort que les contributeurs n’acceptent que s’ils en voient l’intérêt.
Les pages, moins souples qu’un wiki. Les pages SharePoint conviennent aux contenus éditorialisés, moins à la documentation abondante et fortement reliée.
Les bonnes pratiques pour le KM
- Concevoir une architecture de sites : des sites de communication pour la connaissance de référence, des sites d’équipe pour le travail collaboratif, reliés par des sites hubs.
- Utiliser le magasin de termes pour les thèmes, types de contenu et autres facettes.
- Déployer des types de contenu partagés pour les contenus récurrents.
- Privilégier les métadonnées aux dossiers : une bibliothèque plate avec des filtres est plus souple qu’une arborescence à sept niveaux.
- Nommer des propriétaires de site actifs, et revoir régulièrement la liste.
- Automatiser les revues de contenus.
En pratique
Si vous ne deviez faire qu’une chose : identifiez les cinq bibliothèques les plus consultées et remplacez leur arborescence de dossiers par deux ou trois colonnes de métadonnées issues du magasin de termes. Le gain en trouvabilité est généralement immédiat.
À retenir
- SharePoint est une plateforme, pas une solution KM clé en main.
- Le magasin de termes est son atout KM le plus sous-exploité.
- Sans gouvernance, la prolifération est garantie.